OCR למשרדי הנהלת חשבונות: איפה זה חוסך ואיפה צריך לבדוק

משרד הנהלת חשבונות מקבל מלקוחות מסמכים בכל צורה אפשרית: PDF במייל, צילומים בוואטסאפ, שקית קבלות בסוף הרבעון. קריאה אוטומטית יכולה לחסוך את רוב ההקלדה. היא לא יכולה לחסוך את האחריות. השאלה היא איך משלבים אותה כך שהמשרד עובד מהר יותר, בלי שטעות אחת עוברת לדוח.

איפה הזמן הולך

לפני שמחליטים מה לשנות, כדאי לדעת איפה הזמן הולך היום. ברוב המשרדים הוא מתחלק בין חמישה שלבים:

1. קבלה ומיון: לאסוף מכל ערוץ, להבין מה הגיע ולמי זה שייך.
2. הקלדה: ספק, תאריך, סכומים, מע״מ ומספר מסמך.
3. סיווג: לאיזה סעיף, האם המע״מ מותר בקיזוז.
4. בדיקה: התאמה לבנק, לכרטסת, לחודש הקודם.
5. רדיפה: לבקש מהלקוח את מה שחסר.

קריאה אוטומטית משפיעה בעיקר על השלב השני, וקצת על הראשון. לשלבים 3 עד 5 היא נותנת נתונים מסודרים יותר, אבל את העבודה עצמה עושים אנשים. במדריך המדידה יש שיטה לבדוק כמה זמן כל שלב לוקח אצלכם.

תהליך עבודה מומלץ

1. קליטה: כל מסמך נכנס לקריאה ביום שהגיע, לא בסוף החודש.
2. קריאה: סוג המסמך, השדות והטבלאות יוצאים אוטומטית.
3. בדיקה ממוקדת: עוברים קודם על הערכים שסומנו לבדיקה. לחיצה על שדה מראה את מקומו בעמוד.
4. בקרות: בדיקות אוטומטיות בגיליון, ראו בהמשך.
5. ייבוא: רק נתונים שעברו בדיקה נכנסים לתוכנת הנהלת החשבונות.

בקרות שתופסות טעויות

טעות קריאה וטעות של הספק נראות אותו דבר בדוח. בקרות פשוטות תופסות את שתיהן:

• סכום לפני מע״מ ועוד מע״מ שווה לסה״כ.
• מע״מ בשיעור של 18% בעסקאות רגילות, וכל חריגה נבדקת.
• מספר הקצאה קיים בחשבוניות מעל הסכום שנקבע. בלעדיו, הלקוח לא יוכל לקזז את המע״מ.
• אין כפילויות: אותו ספק ואותו מספר חשבונית פעמיים.
• התאריך בתקופה הנכונה.

הנוסחאות לבדיקות האלה מופיעות במדריך קליטת החשבוניות.

מה נשאר אצל המשרד

• שיקול הדעת: סיווג לסעיפים, הוצאה מעורבת, מע״מ שאינו מותר בקיזוז.
• חריגים: חשבונית זיכוי, מסמך במטבע חוץ, מסמך שחסר בו פרט.
• האחריות מול הלקוח ומול רשות המסים. הכלי לא חותם על הדוח.

פרטיות של לקוחות

מסמכי לקוחות מלאים במידע אישי: שמות, מספרי זהות, חשבונות בנק ושכר. לפני שמעלים אותם לכל שירות, שאלו מה הוא שומר, איפה, ולכמה זמן. ב-OCR-AI הקובץ, התמונה והטקסט לא נשמרים בשרת. התוצאות נשמרות בדפדפן שבו עבדתם, ולכן במחשב משותף במשרד כדאי למחוק את ההיסטוריה בסוף העבודה. כל הפרטים בעמוד האבטחה, ושאלות כלליות לשאול כל ספק נמצאות במאמר על פרטיות.

עלות

משלמים לפי עמוד, בחבילות חד-פעמיות ובלי מנוי, ועמוד שהקריאה שלו נכשלה לא נספר. המחירים מפורטים כאן. לנפחים גדולים, כתבו לנו.