כמה זמן לוקחת לכם הקלדת מסמכים? כך מחשבים

ספקי תוכנה אוהבים מספרים גדולים: "חיסכון של 80% בזמן", "מאות שעות בשנה". המספרים האלה לא נמדדו אצלכם, ולכן הם לא עוזרים להחליט. מה שעוזר הוא מספר אחד שלכם: כמה זמן לוקחת היום הקלדה של מסמכים, וכמה ממנו אפשר באמת לחסוך. כך מודדים אותו בשבוע אחד.

מה בדיוק מודדים

הקלדת מסמך היא לא רק הקלדה. כשמודדים, כדאי לכלול את כל השלבים:

• איתור: לפתוח את המייל, להוריד את הקובץ, למצוא את הדף.
• הקלדה: להעתיק כל ערך למערכת או לגיליון.
• בדיקה: לעבור שוב על הסכומים והתאריכים.
• תיקון: לטפל בטעויות שמתגלות אחר כך, בהתאמה או בדוח.

את השלב האחרון קל לשכוח, כי הוא קורה ימים או שבועות אחרי ההקלדה. ספרה אחת שגויה בסכום יכולה לעלות יותר זמן מההקלדה כולה.

מדידה של שבוע אחד

1. בחרו 20 מסמכים טיפוסיים מהחודש האחרון, מכל הסוגים שאתם מקלידים.
2. הפעילו שעון עצר והקלידו אותם כרגיל, כולל הבדיקה שאתם עושים בדרך כלל.
3. רשמו לכל מסמך: כמה זמן לקח, כמה ערכים הוקלדו, והאם תיקנתם משהו.
4. ספרו כמה מסמכים כאלה מגיעים בחודש. אם אין לכם מספר, ספרו את החודש הקודם במערכת.

החשבון

מספר המסמכים בחודש, כפול הזמן הממוצע למסמך, נותן את הזמן החודשי. כפול עלות שעת עבודה, הוא נותן את העלות.

מה קריאה אוטומטית לא חוסכת

גם עם קריאה אוטומטית, מישהו צריך לבדוק את התוצאה. מה שמשתנה הוא אופי העבודה: במקום להקליד כל ערך, עוברים על ערכים מוכנים ומתקנים את מה שסומן לבדיקה. כמה זה חוסך? את זה צריך למדוד, לא להניח.

ויש דברים שלא משתנים בכלל: ההחלטה לאיזה סעיף לרשום הוצאה, הטיפול בחריגים, והשיחה עם ספק על חשבונית שגויה.

איך משווים

קחו את אותם 20 מסמכים והעבירו אותם בקריאה אוטומטית. מדדו את הזמן מהעלאת הקובץ ועד שיש לכם נתונים בדוקים בגיליון. ב-OCR-AI אפשר לעשות את זה בלי לשלם: 5 עמודים בכל יום חינם, כך שהמדגם נמדד תוך כמה ימים. עכשיו יש לכם שני מספרים אמיתיים להשוות, ואת המחיר לעמוד כדי להשלים את החשבון.

מתי זה לא משתלם

• כשיש מעט מסמכים. עשרה מסמכים בחודש לא מצדיקים שינוי בתהליך.
• כשהנתונים כבר דיגיטליים. אם הספק שולח את החשבונית כקובץ נתונים או ישירות למערכת שלכם, אין מה לקרוא.
• כשרוב המסמכים בכתב יד. שם הבדיקה ארוכה והחיסכון קטן. ראו כתב יד ו-OCR.