מה יוצא מהצעת מחיר
המנוע קורא הצעת מחיר כמו חשבונית, ומוציא רק את מה שמודפס בפועל:
- שם הספק, כתובת, טלפון ומספר עוסק או ח.פ
- מספר ההצעה, תאריך ההצעה ותוקף ההצעה
- שורות הפריטים: מק״ט, תיאור, כמות, מחיר יחידה וסה״כ
- סכום לפני מע״מ, הנחה, שיעור מע״מ, סכום המע״מ וסה״כ
- תנאי תשלום, תנאי אספקה ואחריות; הערות נשארות בטקסט המלא
איך משווים הצעות מחיר באקסל
גוררים את כל ההצעות יחד. כל קובץ נקרא בתורו, כמסמך נפרד. משם, לפי מה שמשווים:
- סכומים ותנאים: "כל המסמכים לאקסל" מוריד קובץ אחד עם שורה לכל הצעה, ובה הספק, הסה״כ, המע״מ, התוקף, תנאי התשלום והאספקה והאחריות.
- פריט מול פריט: מכל הצעה מורידים "קובץ ל-ERP", שורה לכל פריט עם שם הספק, מספר ההצעה והתאריך בכל שורה, ומדביקים את הקבצים זה מתחת לזה בגיליון אחד. העמודות זהות בכל קובץ, כך שאין מה להתאים.
- בטבלת ציר שמים את line_description בשורות, את vendor_name בעמודות ואת line_unit_price בערכים, ומקבלים את המחיר של כל פריט אצל כל ספק.
לפני שמשווים
ספק אחד מתמחר לפני מע״מ ואחר כולל מע״מ, אחד בשקלים ואחר בדולרים. כשהם מודפסים, שיעור המע״מ והמטבע יוצאים כשדות, וכך רואים על איזה בסיס בנויה כל הצעה. כדאי לוודא גם שתיאורי הפריטים זהים אצל כל הספקים, ולעבור על ערכים שמסומנים בכתום.