הזמנות רכש ותעודות משלוח: להשוות בלי להקליד
מה הוזמן, מה הגיע ומה חויב: שלושה מסמכים, אותן שורות. איך מוציאים אותם לטבלאות ומשווים באקסל.
פורסם 15 בינואר 2026עודכן 6 בנובמבר 20263 דק׳ קריאה
בקצרה
קריאת הזמנת רכש מוציאה לאקסל את טבלת השורות שלה: מק״ט, תיאור, כמות ומחיר ליחידה. קוראים באותה דרך את תעודת המשלוח ואת החשבונית, וכמה נוסחאות חיפוש משוות את שלושתן שורה מול שורה (התאמה משולשת), כך שמוצאים מה חויב ולא סופק בלי להקליד אף שורה.
הזמנת רכש אומרת מה ביקשתם. תעודת משלוח אומרת מה הגיע. חשבונית אומרת על מה מחייבים אתכם. שלושה מסמכים עם אותן שורות, שאמורים להתאים זה לזה, ולעתים קרובות לא מתאימים: כמות חסרה, מחיר שהשתנה, פריט שחויב ולא נמסר. ההשוואה הזו נקראת התאמה משולשת, וכשעושים אותה ביד היא מתישה. כך עושים אותה באקסל, בלי להקליד את השורות.
שלושה מסמכים, אותן שורות
להוציא את השורות לטבלאות
- גררו כל מסמך לעמוד PDF לאקסל. בעמוד הזה המנוע מתמקד בטבלאות.
- בדקו את הטבלה בלשונית הטבלאות: שכל השורות שם, ושהעמודות נכונות.
- ייצאו לאקסל. כל טבלה נפתחת כגיליון נפרד, עם הכמויות והמחירים כמספרים.
- אספו את שלושת הגיליונות לקובץ אחד, בשמות קצרים: הזמנה, משלוח, חשבונית.
טבלה שנמשכת על כמה עמודים, עם אותן עמודות, מתאחדת בייצוא לגיליון אחד, עם עמודה שמציינת מאיזה עמוד הגיעה כל שורה. בשימוש החינמי אפשר לקרוא עד 5 עמודים ממסמך, ועם עמודים בתשלום עד 100.
ההשוואה באקסל
כשהמק״ט בעמודה A בכל גיליון, הכמות ב-C והמחיר ב-D, מוסיפים לגיליון החשבונית עמודות שמושכות את הנתונים מהמסמכים האחרים:
- כמות שהוזמנה:
=XLOOKUP(A2,הזמנה!A:A,הזמנה!C:C,"לא הוזמן") - כמות שנמסרה:
=XLOOKUP(A2,משלוח!A:A,משלוח!C:C,"לא נמסר") - מחיר בהזמנה:
=XLOOKUP(A2,הזמנה!A:A,הזמנה!D:D,"")
ואז עמודת סימון אחת: =OR(C2<>F2,D2<>G2), כשבעמודה F הכמות שנמסרה ובעמודה G המחיר שבהזמנה. כל שורה שמחזירה TRUE דורשת בירור. בגרסאות אקסל ישנות שאין בהן XLOOKUP, אפשר להשתמש ב-VLOOKUP.
מה מחפשים
- פריט שחויב ולא נמסר, או נמסר בכמות קטנה יותר.
- מחיר בחשבונית שגבוה מהמחיר בהזמנה.
- משלוח חלקי: חלק מההזמנה הגיע, והחשבונית על כולה.
- פריט שלא הוזמן בכלל ומופיע בתעודת המשלוח.
כשאין מק״ט
לא כל ספק מדפיס מק״ט. אז מתאימים לפי תיאור, וזה פחות מדויק: "בורג 4X40" ו"ברגים 4*40" הם אותו פריט, אבל אקסל לא יודע את זה. במקרה כזה, מיינו את שתי הטבלאות לפי התיאור והשוו אותן זו לצד זו. בהזמנות הבאות, בקשו מהספק להדפיס מק״ט.
מה כדאי לזכור
הקריאה מוציאה את מה שכתוב. אם הספק כתב כמות שגויה בתעודת המשלוח, היא תופיע כפי שנכתבה, וההשוואה היא שתחשוף את הפער. ושורות שסומנו לבדיקה הן הראשונות לבדוק מול המקור, לפני שמתקשרים לספק.
שאלות ותשובות
מה זו התאמה משולשת?
השוואה של שלושה מסמכים עם אותן שורות: הזמנת הרכש (מה ביקשתם), תעודת המשלוח (מה הגיע) והחשבונית (על מה מחייבים אתכם). כל שורה שבה הכמויות או המחירים לא מתאימים צריכה בדיקה לפני שמשלמים.
אפשר לחלץ שורות פריטים מהזמנות רכש?
כן. כל טבלה יוצאת עם העמודות והשורות שלה ונפתחת באקסל כגיליון נפרד, עם כמויות ומחירים כמספרים. טבלה שנמשכת על כמה עמודים עם אותן עמודות מתאחדת לגיליון אחד. בדפדפן, בשימוש חינמי נקראים עד 5 עמודים למסמך, ובעמודים בתשלום עד 100.
איך משווים הזמנת רכש לחשבונית באקסל?
שמים את הטבלה של כל מסמך בגיליון משלו, עם המק״ט בעמודה A. בגיליון החשבונית מושכים את הכמות והמחיר שהוזמנו עם XLOOKUP (או VLOOKUP בגרסאות ישנות), ומסמנים כל שורה שבה הם שונים. הנוסחאות נמצאות במדריך.
מה עושים כשהספק לא מדפיס מק״ט?
מתאימים לפי תיאור, וזה פחות מדויק: אקסל לא יודע ש"בורג 4X40" ו"ברגים 4*40" הם אותו פריט. ממיינים את שתי הטבלאות לפי תיאור ומשווים אותן זו לצד זו, ומבקשים מהספק להדפיס מק״ט בהזמנות הבאות.
אפשר לקלוט הזמנות רכש למערכת בלי להקליד?
קריאת OCR מוציאה את טבלת השורות של כל הזמנה, עם מק״ט, תיאור, כמות ומחיר ליחידה, והיא נפתחת באקסל עם מספרים כמספרים. לייבוא למערכת, "קובץ ל-ERP" נותן שורה לכל פריט, עם פרטי ההזמנה בכל שורה, בעמודות קבועות באנגלית. לפני הייבוא בודקים את הטבלה מול המקור.