קליטת חשבוניות ספקים בלי הקלדה: מדריך מלא

חשבונית ספק מגיעה כ-PDF במייל, כצילום בוואטסאפ או כדף מודפס בקלסר. בכל המקרים, הנתונים שבה צריכים להגיע לאותו מקום: לגיליון, לתוכנת הנהלת החשבונות או לבדיקה מול הזמנה. המדריך הזה עובר על מה שיש בחשבונית מס ישראלית, ועל דרך מסודרת להוציא ממנה נתונים בלי להקליד אותם.

מה יש בחשבונית מס

מספר הקצאה בקצרה

מספר הקצאה הוא מספר שרשות המסים מנפיקה לחשבונית מס, במסגרת מודל "חשבוניות ישראל". הספק מבקש אותו דרך מערכת החשבוניות שלו, והוא מודפס על החשבונית. עסק שמקבל חשבונית מעל הסכום שנקבע יכול לקזז את המע״מ שבה רק אם יש עליה מספר הקצאה.

הסכום שממנו נדרש מספר הקצאה הורד בהדרגה מאז 2024, ולכן כדאי לבדוק באתר רשות המסים מה הסכום כרגע. בכל מקרה, שווה להוציא את מספר ההקצאה כשדה נפרד: כך רואים מיד אילו חשבוניות גדולות הגיעו בלעדיו, עוד לפני שהן מגיעות לרואה החשבון.

מ-PDF ומתמונה לגיליון

1. גררו את החשבונית לעמוד קריאת חשבוניות. PDF של כמה עמודים נקרא עמוד אחרי עמוד.
2. בדקו את סוג המסמך. אם זוהתה קבלה ולא חשבונית, השדות יהיו אחרים. במסמך מסוג "חשבונית מס/קבלה" יוצאים גם פרטי התשלום, כשהם מודפסים.
3. עברו על השדות. ערך שמסומן לבדיקה דורש מבט. לחיצה על שדה מסמנת את מקומו בעמוד, ואפשר לתקן אותו במקום.
4. בדקו את טבלת השורות בלשונית הטבלאות. כל טבלה נפתחת באקסל כגיליון נפרד, עם המספרים כמספרים.
5. ייצאו לאקסל. גיליון השדות מציג שדה, ערך, ערך מנורמל ועמודה שמסמנת מה דרש בדיקה. תאריכים נשמרים כתאריכים, וסכומים כמספרים שאפשר לחשב איתם.

כל חשבונית מיוצאת גם לקובץ משלה. לרשימה חודשית, גררו את חשבוניות החודש יחד ולחצו "כל המסמכים לאקסל": קובץ אחד, שורה לכל חשבונית, עם ספק וח.פ, מספר חשבונית ומספר הקצאה, תאריכים, סכומים, מע״מ וסה״כ בעמודות משלהם, והתיקונים שלכם בפנים. גם ערימה שנסרקה ל-PDF אחד עובדת: עמוד עם מספר חשבונית אחר פותח שורה חדשה. מקובץ אחד נקראים עד 5 עמודים בחינם ועד 100 בעמודים בתשלום.

בדיקות שכדאי לעשות לכל חשבונית

גם כשהקריאה מדויקת, החשבונית עצמה יכולה להיות שגויה. ארבע בדיקות פשוטות באקסל, כשהסכום לפני מע״מ בעמודה B, המע״מ ב-C והסה״כ ב-D:

• הסכומים מסתדרים: =ROUND(B2+C2-D2,2)=0 מחזיר TRUE כשהסה״כ שווה לסכום ועוד המע״מ.
• המע״מ בשיעור הנכון: =ROUND(B2*18%,2)=C2 בעסקה רגילה. עסקאות פטורות או בשיעור אפס יחזירו FALSE, וזה בדיוק מה שצריך לבדוק.
• מזהה הספק תקין: =LEN(E2)=9 כשמספר העוסק בעמודה E.
• אין כפילויות: =COUNTIFS(A:A,A2,F:F,F2)>1 מסמן חשבונית שמספרה כבר הופיע אצל אותו ספק, כשהספק בעמודה A ומספר החשבונית ב-F.

חשבוניות באנגלית ובשתי שפות

חשבוניות מספקים בחו״ל נקראות באותה דרך, ושמות השדות מוצגים בשפת הממשק. במסמך שמשלב עברית ואנגלית, הטקסט יוצא בסדר הקריאה של כל שורה, והמספרים נשארים שלמים. שימו לב למטבע: הוא נשמר כשדה נפרד, ואין המרה לשקלים.

מה לא לעשות

• לא לדלג על הבדיקה. קריאה אוטומטית יכולה לטעות, וטעות בסכום עוברת בשקט לדוחות.
• לא לזרוק את המקור. הנתונים בגיליון לא מחליפים את החשבונית עצמה. שמרו אותה כפי שכללי ניהול הספרים מחייבים.
• לא להזין למערכת לפני בדיקה. קל יותר לתקן בגיליון מאשר לבטל רישום.