פרטיות ואבטחה בהמרת מסמכים: שאלות לשאול כל שירות

חשבונית מכילה שם, כתובת ומספר עוסק. תלוש שכר מכיל מספר זהות, שכר וחשבון בנק. צילום תעודת זהות הוא בדיוק מה שמתחזה צריך. כשמעלים מסמכים כאלה לשירות המרה, הם עוברים לידיים של מישהו אחר, ושווה לדעת למי ולכמה זמן. הנה שבע שאלות לשאול כל שירות, כולל אותנו, ואיך אנחנו עונים עליהן.

1. האם הקובץ נשמר בשרת, ולכמה זמן?

יש שירותים ששומרים כל קובץ שהועלה, לפעמים לתמיד, כדי להציג היסטוריה או לשפר את המוצר. חפשו תשובה מפורשת במדיניות הפרטיות, לא רק את המילה "מאובטח".

אצלנו: הקובץ נפתח בדפדפן, ורק תמונת העמוד נשלחת לקריאה. השרת לא שומר את הקובץ, את התמונה או את הטקסט, גם לא ביומני המערכת.

2. האם התוכן משמש לאימון מודלים?

שירותים רבים שמבוססים על בינה מלאכותית שולחים את המסמכים לספק מודלים. בחלק מהתנאים, בעיקר בשירותים חינמיים, הספק רשאי להשתמש בתוכן לשיפור המודלים שלו.

אצלנו: מנוע הקריאה פועל בשירות בתשלום שתנאיו אוסרים להשתמש בתוכן לאימון. הספק רשאי לשמור בקשות לזמן מוגבל לצורך איתור שימוש לרעה.

3. מי עוד מעבד את המסמך?

גם שירות קטן נשען על ספקים: אחסון, מנוע קריאה, תשלומים, שליחת מיילים. שאלו אילו ספקים מקבלים את תוכן המסמך עצמו, ולא רק אילו ספקים קיימים.

אצלנו: מלבד השרת שלנו, שמעביר את העמוד הלאה בלי לשמור אותו, את תוכן העמוד מקבל רק מנוע הקריאה. שאר הספקים מקבלים מידע תפעולי, כמו מייל לקבלה, ולא את המסמכים. הרשימה המלאה במדיניות הפרטיות.

4. איפה נשמרות התוצאות?

התוצאה, כלומר הטקסט והשדות, רגישה בדיוק כמו המסמך. אם היא נשמרת בחשבון בשרת, היא חשופה לכל מי שיכול לגשת לחשבון או לשרת.

אצלנו: התוצאות נשמרות רק בדפדפן שבו עבדתם. אין עותק בשרת, ולכן גם אין מה לדלוף ממנו. החיסרון: מחשב אחר לא יראה את ההיסטוריה.

5. מה רואים כלי המדידה באתר?

זו השאלה שהכי פחות שואלים. אתרים רבים מריצים כלי מדידה ושיווק של צד שלישי, ויש כאלה שמתעדים לחיצות עם הטקסט שעל הכפתור, ואפילו טקסט שהמבקר העתיק. באתר שמציג את תוכן המסמכים שלכם, כלי כזה יכול לאסוף בדיוק את המידע שהכי רציתם להגן עליו.

אצלנו: כלי המדידה רואים אילו עמודים נצפו, לא את תוכן המסמכים, את הטקסט שחולץ או את שמות הקבצים. בדקנו את הכלים לפני שהפעלנו אותם, והשארנו בחוץ רכיב שהיה שולח טקסט שהועתק. אפשר לכבות את כלי המדידה בעמוד העוגיות.

6. איך מוחקים?

"אפשר לבקש מחיקה" זו תשובה, אבל לא טובה במיוחד. עדיף שירות שבו מה שלא צריך פשוט לא נשמר, ומה שנשמר אצלכם נמחק בלחיצה.

אצלנו: את ההיסטוריה בדפדפן מוחקים בלחיצה אחת. חשבון, שנוצר רק כשקונים עמודים או מבקשים גישת API, נמחק לפי בקשה דרך טופס יצירת הקשר.

7. מה קורה כשמשלמים?

שאלו מי מעבד את התשלום, והאם פרטי הכרטיס עוברים דרך השרתים של השירות.

אצלנו: התשלום מתבצע בעמוד של Stripe, ופרטי הכרטיס לא מגיעים אלינו. אצלנו נשמרים המייל שהוזן בתשלום ויתרת העמודים.

עוד כמה דברים שכדאי לעשות

• העלו רק את מה שצריך. אם צריך רק את הסכום מתלוש השכר, אפשר להסתיר את מספר החשבון לפני הצילום.
• במחשב משותף, מחקו את ההיסטוריה בסוף העבודה.
• קראו את מדיניות הפרטיות, ולא רק את עמוד השיווק. בישראל חל חוק הגנת הפרטיות, שתוקן באופן משמעותי בתיקון 13, והוא מחייב שירותים לפרט למה הם אוספים מידע ולמי הוא מועבר.

את כל הפרטים על הדרך שבה מסמך עובר אצלנו, שלב אחר שלב, תמצאו בעמוד האבטחה.